TEDARİKÇİ FİRMA YETKİLİSİ/ÇALIŞANI İÇİN AYDINLATMA METNİ
Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
İşbu Aydınlatma Metni; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Özel Eylemer Eğitim Kurumları San. ve Tic. Ltd. Şti. (Bundan sonra “Eylemer Eğitim Kurumları” veya “Kurum” olarak anılacaktır) tarafından hazırlanmıştır.
Amacımız; Kurumumuz bünyesinde görev yapan eğitim kadromuzun (öğretmenler), idari ve teknik personellerimizin kişisel verilerinin (özel nitelikli kişisel verileriniz de dahil olmak üzere) toplanma yöntemi, işlenme amaçları, hukuki sebepleri, kimlere aktarılabileceği, saklama süreleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınız konusunda, KVKK’nın 10. maddesinde düzenlenen “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” kapsamında sizleri en açık ve şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Veri Sorumlusu
Veri Sorumlusu Unvanı: Özel Eylemer Eğitim Kurumları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Eylemer” veya “Kurum” olarak anılacaktır.)
Adres: Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kurumumuz ile aranızdaki ticari ilişkinin kurulması, tekliflerin alınması, satın alma süreçlerinin yönetilmesi ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda (e-posta, teklif formları, Kurumumuzca kullanılan muhasebe/finans yazılımları, telefon veya fiziki olarak iletilen fatura/sevk irsaliyesi gibi belgeler vasıtasıyla) tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.
Söz konusu kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m.5/2-c): Tedarik ve hizmet sözleşmelerinin akdedilmesi, siparişlerin oluşturulması, lojistik süreçlerin takibi ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.
Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (m.5/2-ç): Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuat uyarınca fatura düzenlenmesi, muhasebe kayıtlarının tutulması ve yasal bildirimlerin yapılması.
Meşru Menfaat (m.5/2-f): Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla; Kurumumuzun ticari ve idari faaliyetlerinin operasyonel yönetimi, tedarikçi performans değerlendirmesi, denetim süreçleri ve okul yerleşkemizi ziyaret etmeniz halinde fiziksel mekân güvenliğinin (CCTV) sağlanması.
İşlenen Kişisel Verileriniz
Kurumumuz ile aranızdaki tedarik/hizmet ilişkisi kapsamında, Kanun’un ilke ve şartlarına uygun olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenmektedir:
Kimlik Verisi: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, imza ve (varsa) imza sirküleri/vekaletnamede yer alan kimlik bilgileri.
İletişim Verisi: Telefon numarası, e-posta adresi, iş adresi, KEP adresi.
Finans Verisi: Banka hesap numarası (IBAN), vergi dairesi, vergi numarası, fatura bilgileri, ödeme ve borç bakiyesi detayları.
Fiziksel Mekân Güvenliği Verisi: Okul yerleşkemizi veya idari birimlerimizi ziyaret etmeniz ya da ürün/hizmet teslimatı gerçekleştirmeniz halinde; kapalı devre kamera (CCTV) kayıtlarınız.
Hukuki İşlem Verisi: Sözleşme metinleri, karşılıklı mutabakatlar, ihtarname/ihbarname kayıtları ve olası adli makamlarla yapılan yazışmalardaki bilgiler.
Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;
Tedarikçimiz/tedarikçi yetkilimiz veya çalışanınız olmanız hasebiyle toplanan kişisel verileriniz; Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dâhilinde aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
1. Mal ve Hizmet Satın Alım ve Operasyonel Süreçlerin Yönetimi:
Kurumumuzun ihtiyacı olan mal veya hizmet satın alım süreçlerinin planlanması ve icrası,
Siparişlerin oluşturulması, lojistik/nakliye faaliyetlerinin takibi ve ürün/hizmet teslimat süreçlerinin yönetimi,
Tedarikçi performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi ve hizmet kalitesinin denetimi.
2. Finans, Muhasebe ve Sözleşme Yönetimi:
Ticari sözleşmelerin hazırlanması, revize edilmesi ve imza süreçlerinin takibi,
Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi (Fatura kesilmesi, ödemelerin yapılması, mutabakatların sağlanması),
Kurumumuzun finansal risklerinin yönetimi ve ödeme planlamalarının yapılması.
3. Hukuki Uyum ve Mevzuat Yükümlülükleri:
Başta 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu olmak üzere ilgili tüm yasal düzenlemelerden doğan bildirim ve kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Vergi Daireleri, SGK vb.) ile adli makamlardan gelen bilgi ve belge taleplerinin karşılanması,
Hukuk işlerinin takibi ve olası ticari uyuşmazlıklarda haklarımızın korunması.
4. Güvenlik ve Denetim Faaliyetleri:
Okul yerleşkemizi veya idari birimlerimizi ziyaret etmeniz halinde fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması (CCTV kayıtları),
Veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması,
İç denetim, etik ve risk yönetimi aktivitelerinin yerine getirilmesi.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kurumumuz, tedarik süreçleri kapsamında işlenen kişisel verilerinizi; KVKK’nın 8. maddesinde belirtilen aktarım şartları çerçevesinde ve yukarıda sayılan amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarabilecektir:
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu başta olmak üzere mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla; başta Hazine ve Maliye Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu ve ilgili diğer idari/adli makamlara,
Bankalar ve Finans Kuruluşları: Tedarik edilen mal ve hizmetlerin bedellerinin ödenmesi, finansal işlemlerin yürütülmesi ve mutabakat süreçlerinin yönetilmesi amacıyla,
Hukuk ve Mali Danışmanlar: Kurumumuzun yasal haklarının korunması, mali kayıtların denetlenmesi ve vergi beyannamelerinin hazırlanması amacıyla; sözleşmeli avukatlarımıza, hukuk bürolarına ve mali müşavirlerimize,
İş Ortakları ve Hizmet Sağlayıcılar: Ticari faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız lojistik/nakliye firmalarına, bağımsız denetim şirketlerine ve Kurumumuzun kullandığı bilişim/muhasebe altyapısı destek firmalarına,
Kurum Yönetimi ve Hissedarlar: Kurum düzeyinde finansal raporlama, operasyonel denetim ve stratejik planlama süreçlerinin yürütülmesi amacıyla hissedarlarımıza ve idari yönetim birimlerimize.
Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların gerektirdiği süreler ile Kurumumuzun tabi olduğu yasal mevzuattaki zamanaşımı süreleri (başta 6102 sayılı TTK, 213 sayılı VUK ve 6098 sayılı TBK) dikkate alınarak saklanmaktadır.
Bu kapsamda saklama sürelerimiz aşağıdaki şekildedir:
Ticari Sözleşmeler ve Tedarikçi Bilgileri: Sözleşmenin sona ermesini takiben, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu uyarınca genel zamanaşımı süresi olan 10 (on) yıl boyunca muhafaza edilmektedir.
Muhasebe ve Finans Kayıtları (Fatura vb.): 6102 sayılı TTK ve 213 sayılı VUK uyarınca, ilgili mali yılın kapanışından itibaren 10 (on) yıl boyunca saklanmaktadır.
Kamera Kayıtları (CCTV): Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla alınan kayıtlar, kayıt tarihinden itibaren 30 (otuz) gün süreyle saklanmakta ve bu sürenin sonunda otomatik olarak silinmektedir.
İşlem Güvenliği (E-posta/Bilişim Logları): 5651 sayılı Kanun ve ilgili bilişim mevzuatı uyarınca, işlem tarihinden itibaren 2 (iki) yıl boyunca muhafaza edilmektedir.
Belirlenen saklama sürelerinin dolması veya verinin işlenmesini gerektiren hukuki sebebin ortadan kalkması halinde; kişisel verileriniz KVKK ve Kurumumuzun "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası" uyarınca otomatik sistemler vasıtasıyla silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili kişinin Hakları
İlgili kişi olarak; 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını bilme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep etme gibi haklara sahipsiniz.
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine uygun olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle Kurumumuza iletebilirsiniz:
Yazılı Başvuru: Islak imzalı bir dilekçe ile "Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA” adresine şahsen teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.
Elektronik Başvuru: Kurumumuz sistemlerinde daha önceden kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle info@eylemer.com.tr adresine e-posta yoluyla iletebilirsiniz.
Hak kullanımınıza ve başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı ve teknik düzenlemeler Eylemer Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde yer almaktadır. Kurumumuza ulaşan geçerli talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.