Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
1. GİRİŞ
Veri sorumlusu sıfatını haiz Özel Eylemer Eğitim Kurumları (“Eylemer Eğitim” veya "Kurum”) için; öğrencilerimizin, velilerimizin/vasilerimizin, öğretmenlerimizin, çalışanlarımızın ve ilişki içinde olduğumuz diğer tüm gerçek kişilerin kişisel verilerinin Anayasa’ya ve yasal mevzuata uygun olarak korunması en temel önceliklerden biridir.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçlerini düzenleyen işbu Politika ile hedeflenen; Eylemer Eğitim ile ilişki kuran öğrencilerimizin, velilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz tedarikçi/kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesini güvence altına almaktır.
Bu kapsamda, Kurumumuz tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili ikincil mevzuat gereğince kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gereken tüm idari ve teknik tedbirler hassasiyetle alınmaktadır.
Bu Politika kapsamında, Eylemer Eğitim tarafından yürütülen veri işleme faaliyetlerinde aşağıda belirtilen Kanun'un 4. maddesindeki temel prensipler benimsenmektedir:
Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü (veri minimizasyonu) işleme,
Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
İlgili kişileri aydınlatma ve haklarını kullanmaları için gerekli şeffaf altyapıyı oluşturma,
Özel nitelikli kişisel verilerin (sağlık verileri, ceza mahkumiyeti vb.) işlenmesinde ve korunmasında Kurul tarafından belirlenen ek güvenlik önlemlerini alma,
Kişisel verilerin yurt içi ve yurt dışı aktarım süreçlerinde yasal düzenlemelere tam uyum sağlama.
2. POLİTİKANIN AMACI
İşbu Politikanın temel amacı; Özel Eylemer Eğitim Kurumları tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ile kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler ve idari/teknik tedbirler konusunda kamuoyunu aydınlatmaktır. Bu kapsamda, Kurumumuzun eğitim ve öğretim faaliyetleri çerçevesinde ilişkili olduğu tüm gerçek kişilere karşı şeffaflık, güvenilirlik ve hesap verebilirlik ilkelerinin sağlanması amaçlanmaktadır.
3. POLİTİKANIN KAPSAMI
Bu Politika; Özel Eylemer Eğitim Kurumları bünyesinde eğitim gören öğrencilerimizin, velilerimizin/vasilerimizin, öğretmenlerimizin, idari ve teknik çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Kurum'u ziyaret eden misafirlerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurum/tedarikçi çalışanlarının ve diğer üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerini kapsamaktadır.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
Kurumumuz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almakta, bu kapsamda gerekli iç ve dış denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
4.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Tedbirler
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, teknolojik imkânlar, uygulama maliyetleri ve veri işleme süreçlerinin doğası gereği (özellikle öğrencilere ait sağlık ve psikolojik danışmanlık gibi özel nitelikli verilerin hassasiyeti göz önünde bulundurularak) aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri uygulamaktadır.
4.1.1. Teknik Tedbirler
Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmakta, ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağlar veya güvenli protokoller kullanılmaktadır.
Kurum bilgi teknolojileri sistemlerinin (öğrenci bilgi sistemleri, otomasyonlar vb.) tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Bulut ortamında veya yerel sunucularda depolanan kişisel verilerin güvenliği kriptografik yöntemlerle ve şifrelemelerle sağlanmaktadır.
Sistemlere erişim logları, 5651 sayılı Kanun'a uygun ve kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde düzenli olarak tutulmaktadır.
Güncel anti-virüs yazılımları, güvenlik duvarları (firewall) ve siber saldırı tespit/önleme sistemleri kullanılmaktadır.
Kişisel veriler periyodik olarak yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin fiziki/dijital güvenliği de ayrıca sağlanmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve rol bazlı yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup; görev değişikliği olan ya da Kurum'dan ayrılan personelin sistem yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
Kişisel veri (öğrenci dosyaları, sağlık raporları, sicil kayıtları vb.) içeren fiziksel ortamlara (arşiv, rehberlik servisi, insan kaynakları) giriş çıkışlarla ilgili yetkilendirme ve kilit sistemleri gibi gerekli fiziksel güvenlik önlemleri alınmaktadır.
4.1.2. İdari Tedbirler
Öğretmenler ve idari çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri ve kurum içi yönergeler oluşturulmuştur.
Personel için veri güvenliği ve KVKK farkındalığı konusunda periyodik eğitimler düzenlenmektedir.
Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal alt politikalar (Örn: Saklama ve İmha Politikası) hazırlanmış ve uygulamaya alınmıştır.
Çalışanlar ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları ile Gizlilik Taahhütnameleri imzalanmakta, mevcut sözleşmelere veri güvenliği ve gizlilik hükümleri eklenmektedir.
Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler (öğrenci nakil dosyaları, resmi yazışmalar vb.) için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evraklar "gizlilik dereceli belge" formatında iletilmektedir.
Kurum içi kişisel veri güvenliği sorunlarının hızlı bir şekilde tespit edilmesi ve raporlanması için süreçler (Veri İhlali Müdahale Planı) belirlenmiştir.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel, hırsızlık vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
İşlenen kişisel veriler "veri minimizasyonu" ilkesi gereği mümkün ve yasal limitler dahilinde azaltılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına uygun ek protokol ve prosedürler belirlenmiş ve harfiyen uygulanmaktadır.
5. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN (İLGİLİ KİŞİNİN) HAKLARI VE TALEPLERİ
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, Kanun’un 13. maddesi gereğince veri sorumlusu sıfatıyla kendisine yöneltilecek ilgili kişi taleplerinin etkin, hızlı ve yasal süresi içinde karşılanabilmesi amacıyla "İlgili Kişi Başvuru ve Yanıt Prosedürü"nü oluşturmuştur.
Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler (öğrenciler, veliler/vasiler, çalışanlar vb.), Kanun'un 11. maddesinde sayılan haklarına (verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini talep etme vb.) ilişkin başvurularını;
Islak imza ve kimlik ibrazı ile şahsen veya noter kanalıyla,
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle,
İlgili kişi tarafından Kurumumuza daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi aracılığıyla, kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde Kurum'a iletebileceklerdir.
Kurumumuz, talebin niteliğine göre başvuruyu en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki yasal ücretler talep edilebilecektir. İlgili kişilerin başvuru süreçlerine ilişkin detaylı usul ve esaslar, Politika'nın eki niteliğindeki "İlgili Kişi Başvuru ve Yanıt Prosedürü"nde açıkça düzenlenmiştir.
6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Kanun kapsamında birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Özel Eylemer Eğitim Kurumları olarak, eğitim-öğretim ve rehberlik faaliyetlerimizin doğası gereği özellikle öğrencilerimize ait sağlık verileri (alerji durumları, kronik rahatsızlıklar, kullanılması zorunlu ilaçlar, psikolojik danışmanlık ve rehberlik dosyaları vb.) ile personelimize ait sağlık ve ceza mahkûmiyeti (adli sicil) gibi özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmekteyiz.
Kurumumuz tarafından hukuka ve açık rıza yahut kanuni zorunluluk şartlarına uygun olarak işlenen bu özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan "Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" başlıklı karar uyarınca belirlenen ek güvenlik önlemleri (kriptografik şifreleme, yetki matrisi kısıtlamaları, rehberlik servisi için fiziki kilitli dolap sistemleri, sadece bu verileri işleyen personele yönelik periyodik gizlilik eğitimleri vb.) Kurum bünyesinde özenle uygulanmakta ve sistemlerimiz düzenli iç denetimlere tabi tutulmaktadır.
7. KURUM ÇALIŞANLARININ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA EĞİTİMLERİ
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere yetkisiz erişilmesini önlemek, ayrıca kurum içi veri güvenliği kültürünü yerleştirmek amacıyla; bünyesinde görev yapan öğretmenlere, rehberlik ve psikolojik danışmanlık servisi uzmanlarına, idari ve teknik tüm çalışanlarına KVKK mevzuatı ve bilgi güvenliği politikaları hakkında periyodik eğitimler düzenlemekte ve farkındalık çalışmaları yürütmektedir.
8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN TEMEL İLKELER VE HUSUSLAR
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, Anayasa’nın 20. maddesine ve Kanun’un 4. maddesine tam uyum sağlayarak; kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.
Kurumumuz; öğrencilerine, velilerine/vasilerine, öğretmenlerine, idari çalışanlarına, çalışan adaylarına, ziyaretçilerine ve işbirliği içinde olduğu tedarikçi firma çalışanlarına ait temel kişisel verileri (kimlik ve iletişim bilgileri, T.C. kimlik numarası, adres, vb.) ile eğitim-öğretim faaliyetlerinin doğası gereği ortaya çıkan özel verileri (öğrenci not ve başarı grafikleri, rehberlik servisince tutulan psikososyal gelişim verileri, devamsızlık bilgileri, veli meslek ve aile durumu bilgileri, acil durum sağlık ve alerji bilgileri, okul içi etkinlik görsel/işitsel kayıtları ve güvenlik kamerası verileri) işlemektedir.
Söz konusu veriler; Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) mevzuatından doğan yasal, idari ve mali yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesi, eğitim-öğretim hizmetlerinin planlanması, öğrenci güvenliğinin ve fiziksel/ruhsal gelişiminin takibi, okul otomasyon sistemleri üzerinden veli bilgilendirme süreçlerinin yürütülmesi ile Kurum'un operasyonel faaliyetlerinin sürdürülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.
Kurumumuz, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak (öğrenci kayıt, iş başvuru veya okula giriş aşamalarında) ilgili kişileri şeffaf bir şekilde aydınlatmakta; Kanun'da sayılan işleme şartlarının bulunmadığı istisnai hallerde (örneğin okul tanıtımı için fotoğraf kullanımı) ilgili kişilerin veya yasal temsilcilerinin "Açık Rızasını" talep etmektedir. Veri işleme süreçlerinde aşağıdaki ilkeler esas alınmaktadır:
8.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kurumumuz, veri işleme faaliyetlerinde yasal düzenlemelerle getirilen temel ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kurallarına sıkı sıkıya bağlıdır. Bu ilke uyarınca Eylemer Eğitim, hedeflerine ulaşmaya çalışırken öğrencilerinin, velilerinin ve personelinin çıkarlarını korumakta, makul beklentilerini aşan sürpriz veya gizli veri işleme faaliyetlerinden kaçınmaktadır.
8.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, yasal bir yükümlülük olmasının yanı sıra bir eğitim kurumu için hayati önem taşır. Özellikle acil durumlarda kullanılacak iletişim bilgilerinin, veli irtibat detaylarının ve öğrencilere ait sağlık (alerji, kronik rahatsızlık vb.) kısıtlamalarının güncelliğinin sağlanması noktasında Kurumumuzun aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu amaçla, ilgili kişilerin bilgilerini güncelleyebilmesi için idari birimlerimiz ve okul otomasyon sistemlerimiz her zaman erişime açıktır.
8.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, yürüteceği veri işleme faaliyetlerinin meşru, hukuka uygun ve anlaşılabilir amaçlarını önceden kesin olarak belirlemektedir. Yalnızca yürütmekte olduğumuz eğitim-öğretim faaliyetleri ve MEB regülasyonları ile doğrudan bağlantılı, gerekli olan kişisel veriler işlenmektedir.
8.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma (Veri Minimizasyonu)
Kurumumuz, kişisel verileri amaca hizmet edecek yeterlilikte ve ölçüde işlemektedir. "İleride ihtiyaç duyulabilir" veya "stoklama" mantığıyla, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan hiçbir kişisel verinin toplanmamasına azami özen gösterilmekte, "veri minimizasyonu" ilkesine harfiyen uyulmaktadır.
8.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kurumumuz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta (MEB Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği, Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği, İş Kanunu vb.) belirtilen yasal süreler boyunca muhafaza etmektedir. Mevzuatta bir süre öngörülmemişse, veriler işlendikleri amaç için gerekli olan makul süre kadar ve Kurumumuzun "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası"nda belirlenen periyotlara uygun olarak saklanır. Belirlenen yasal veya operasyonel sürelerin sona ermesi halinde söz konusu kişisel veriler, verinin niteliğine uygun tekniklerle (geri döndürülemeyecek şekilde) silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
9. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN (İLGİLİ KİŞİNİN) AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenen ilgili kişileri (öğrenci, veli/vasi, çalışan, ziyaretçi vb.) şeffaf bir biçimde aydınlatmaktadır.
Bu kapsamda Kurumumuz; veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ile hukuki sebebi ve Kanun'un 11. maddesi uyarınca ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda, muhatabın niteliğine ve veri işleme sürecine uygun aydınlatma yapmaktadır.
Bu amaca binaen; okul yerleşkesi içerisinde, kayıt/kabul ofislerinde, rehberlik servislerinde ve personelin ortak kullanım alanlarında ilgili kişilerin kolayca görebilecekleri "Katmanlı Aydınlatma Metinleri" ve uyarı levhaları konumlandırılmıştır. Ayrıca Kurumumuzun resmi web sitesinde işbu Politika ile birlikte; Veli/Öğrenci Aydınlatma Metni, Çalışan/Çalışan Adayı Aydınlatma Metni, Çerez Politikası ve İlgili Kişi Başvuru Formu açıkça yayımlanarak kamuoyunun bilgisine sunulmuştur.
10. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, hukuka uygun olan veri işleme amaçları doğrultusunda ve gerekli tüm idari/teknik güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişilere ait kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri yurt içindeki yetkili kamu kurumlarına ve özel hukuk tüzel kişilerine aktarabilmektedir. Yurt dışına aktarım süreçlerinde ise Kanun'un güncel 9. maddesi hükümleri (Kurul tarafından verilen Yeterlilik Kararının bulunması veya Standart Sözleşmelerin/Bağlayıcı Şirket Kurallarının varlığı) titizlikle uygulanmaktadır.
Yurt içi veri aktarımlarında Kurumumuz, Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartlarına dayanmaktadır. Özellikle eğitim faaliyetlerinin yasal mevzuata uygun yürütülebilmesi adına; Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) birimleri ve e-Okul sistemi, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), adli ve idari makamlar ile acil durumlarda sağlık kuruluşlarına zorunlu veri aktarımları yapılmaktadır.
Kanun’da aranan yasal şartların veya açık rızanın bulunmadığı hiçbir durumda üçüncü kişilere veri aktarımı yapılmamakta olup, veri aktarımına dayanak oluşturan temel hukuki sebepler aşağıda açıklanmıştır:
Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme bulunması (Örn: MEB mevzuatı gereği e-Okul otomasyonuna öğrenci not ve devamsızlık verilerinin girilmesi),
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılmasının gerekli olması (Örn: Okul kayıt sözleşmesinin ifası),
Özel Eylemer Eğitim Kurumları'nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımının zorunlu olması (Örn: SGK işe giriş bildirgeleri, yasal denetimlerde müfettişlere bilgi sunulması),
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (Örn: Okulda fenalaşan öğrencinin alerji/sağlık verilerinin acil müdahale ekiplerine verilmesi),
Kişisel veri aktarımının bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Kurumumuzun meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımının zorunlu olması (Örn: Kampüs güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtlarının olay anında kolluk kuvvetlerine teslim edilmesi).
11. ÖZEL EYLEMER EĞİTİM KURUMLARI KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
Özel Eylemer Eğitim Kurumları nezdinde, Kurum'un meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak; başta 4. maddede belirtilen genel ilkelere ve mevzuattaki tüm yükümlülüklere uyularak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler şeffaf bir şekilde aydınlatılmak suretiyle işlenmektedir.
Kurumumuz, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) Yönetmeliği uyarınca kapsamlı bir "Kişisel Veri İşleme Envanteri" oluşturmuştur. Bu veri envanterinde; veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, hukuki sebepler, verilerin aktarıldığı alıcı grupları, yurt dışı aktarım durumu ve yasal saklama süreleri detaylı olarak yer almaktadır.
Bu kapsamda Özel Eylemer Eğitim Kurumları kişisel veri envanteri içerisinde, bunlarla sınırlı olmamak üzere, aşağıdaki veri kategorileri bulunmaktadır:
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ | AÇIKLAMA VE ÖRNEK VERİ TÜRLERİ |
| İletişim Verisi | Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Veli/Öğrenci/Personel telefon numarası, ikametgah adresi, e-posta adresi, KEP adresi). |
| Kimlik Verisi | Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad, T.C. Kimlik No, anne/baba adı, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, öğrenci numarası, kimlik fotokopisi). |
| Özlük Verisi | Personel özlük dosyasında ve öğrenci sicil dosyasında yer alan veri türlerini ifade etmektedir (SGK işe giriş bildirgesi, mesleki yeterlilik belgesi, bordro bilgileri, özgeçmiş, öğrenci/personel disiplin kayıtları). |
| Görsel ve İşitsel Veri | Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Vesikalık fotoğraf, kampüs içi ve sınıf etkinliklerine ait fotoğraf/video kayıtları, ses kayıtları). |
| Fiziksel Mekan Güvenliği | Kampüs güvenliğinin sağlanmasına yönelik verilerdir (Öğrenci, personel ve ziyaretçilerin giriş-çıkış turnike/kayıt bilgileri, güvenlik kamerası kayıtları). |
| Dijital İz Verisi | Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan veya yasal zorunlulukla tutulan dijital izlerdir (5651 Sayılı Kanun kapsamındaki Wi-Fi log kayıtları, sistem erişim izleri). |
| Finansal Veri | Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka hesap numarası, IBAN, fatura bilgileri, eğitim taksit ödeme planları ve dekontları). |
| Mesleki Veriler | Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Öğrenci velisinin meslek bilgisi, personelin çalıştığı önceki kurumlar ve meslek odası sicili). |
| Eğitim Verisi | Öğrenci ve personelin eğitim geçmişine/durumuna ait veri grubudur (Not dökümleri, e-Okul sistem verileri, başarı belgeleri, diploma fotokopisi). |
| İmza Verisi | Kişiye ait imza bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Okul kayıt sözleşmelerindeki ıslak imzalar, aydınlatma/rıza metinlerindeki imzalar, e-imza). |
| Lokasyon Verisi | Kişiye ait konum bilgisinin bulunduğu veri grubudur (Öğrenci servis araçlarının güzergah ve konum takip bilgileri). |
| Vize/Pasaport Verisi | Yurt dışı eğitim, müsabaka veya gezi programları kapsamında işlenen veri grubudur (Vize bilgisi, pasaport fotokopisi). |
| Kılık Kıyafet Verisi | Kurum forması ve etkinlik kıyafetleri tedariki amacıyla işlenen veri grubudur (Öğrenci beden ölçüleri, forma numarası). |
| Sağlık Bilgileri (Özel Nitelikli) | Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kan grubu, alerji bilgisi, kronik rahatsızlıklar, kullanılması zorunlu ilaçlar, sağlık raporları, Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık Servisi tarafından tutulan psikososyal gelişim verileri). |
| Askerlik Verisi | Erkek çalışanlara ait özlük dosyası kapsamında alınan askerlik durum verisidir. |
| Ceza Mahkumiyeti Verisi (Özel Nitelikli) | Personel işe alım süreçlerinde yasal zorunluluk (MEB ve İş Kanunu) gereği alınan veri grubudur (Adli Sicil Kaydı). |
| Biyometrik Veri (Özel Nitelikli) | Kişinin özgün bir şekilde teşhis edilmesini sağlayan fiziksel özelliklerini içeren veri grubudur (Sadece yetkili personel giriş sistemlerinde kullanılması halinde parmak izi verisi). |
12. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Kurumumuzun VERBİS sistemine de kayıtlı olan temel veri işleme amaçları şunlardır:
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Öğrenci Kayıt ve Kabul Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adayı, Öğretmen ve Stajyer Seçme / Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar (Eğitim ve İdari Kadro) İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Eğitim ve Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi (Ders, Sınav, Etüt Planlamaları vb.)
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi (Başta MEB ve SGK Mevzuatı Olmak Üzere)
Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Kuruma Bağlılık ve Mezun İlişkileri Süreçlerinin Yürütülmesi
Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
İç Denetim ve Disiplin (Öğrenci/Personel) Süreçlerinin Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi (Veli-Öğrenci-Okul İletişimi)
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Öğrenci Servis ve Taşıma Faaliyetlerinin (Lojistik) Yürütülmesi
Kurumsal Satın Alma ve Tedarik Süreçlerinin Yürütülmesi
Eğitim Hizmeti Sözleşme ve Ücretlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Veli İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Veli ve Öğrenci Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
Kurum Bünyesinde Organizasyon, Tören, Gezi ve Etkinlik Yönetimi
Eğitim Kalitesini Artırmaya Yönelik Kurum İçi Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi (Öğretmen ve Öğrenci Başarı Takibi)
Okul Tanıtım, Bursluluk Sınavları ve Kampanya Süreçlerinin Yürütülmesi
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Sosyal Sorumluluk ve Sosyal Kulüp Aktivitelerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Öğrenci Rehberlik, Yönlendirme ve Psikososyal Gelişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Talep / Şikâyetlerin Takibi
Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
Tedarikçi ve Alt İşveren (Yemekhane, Temizlik vb.) Süreçlerinin Yürütülmesi
Ücret ve Burs Politikasının Yürütülmesi
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
Yabancı Uyruklu Personel (Örn: Yabancı Dil Öğretmenleri) Çalışma ve Oturma İzni İşlemleri
Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi (MEB e-Okul Girişleri, İl/İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Yazışmaları vb.)
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
Yukarıda sıralanan genel amaçlara ek olarak, Özel Eylemer Eğitim Kurumları günlük operasyonel süreçlerinde aşağıdaki spesifik faaliyetleri yürütmektedir:
Öğrenci ve Velilere Yönelik: Eğitim programları, kurslar, okul etkinlikleri hakkında bilgilendirme yapılması, veli bilgilendirme sistemleri (otomasyon, SMS, mobil uygulama) üzerinden devamsızlık ve not iletişiminin sağlanması.
Hizmet Kalitesi: Eğitim-öğretim hizmet kalitesini geliştirici pedagojik ve idari çalışmaların yapılması.
Finansal İşlemler: Eğitim hizmetleri, yemek, yayın ve servis bedelleri karşılığı fatura tanzimi ve tahsilat takibi.
Güvenlik ve Teyit: Okul yerleşkesine girişlerde ve resmi işlemlerde kimlik teyidinin sağlanması.
İletişim ve Destek: Velilerden, öğrencilerden ve çalışanlardan gelen soru, talep ve şikâyetlere zamanında cevap verilmesi.
Bilgi Güvenliği: Veri güvenliği kapsamında gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması.
İş Ortakları Yönetimi: İş ortakları (yemekhane firmaları, servis firmaları, yayın evleri vb.) ile finansal mutabakatın sağlanması.
Yasal Yükümlülükler: Başta Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) birimleri olmak üzere düzenleyici ve denetleyici kurumların, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temini ve zorunlu sistemlere veri girişlerinin yapılması.
Arşivleme: İlgili mevzuat gereği (öğrenci dosyaları, personel özlük dosyaları vb.) saklanması gereken verilere ilişkin bilgilerin yasal süreler boyunca muhafaza edilmesi.
Çalışanlar/Öğretmenler Bakımından: Özlük dosyasının oluşturulması, işin gereklerini sürekli olarak yerine getirmeye ehil olup olmadığının tespiti, yasal sağlık ve güvenlik önlemlerinin alınması, adli sicil kontrollerinin yapılması
13. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda (Milli Eğitim Bakanlığı Mevzuatı, İş Kanunu, SGK Mevzuatı, 5651 Sayılı Kanun vb.) öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu düzenlemelerde belirtilen yasal süreler boyunca güvenle saklamaktadır.
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin ilgili mevzuatta açık bir süre düzenlenmemişse; kişisel veriler, Kurumumuzun o veriyi işlerken yürüttüğü eğitim-öğretim ve idari faaliyetlerle bağlantılı olarak, Kurum'un operasyonel uygulamaları ve eğitim sektörünün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren makul süre kadar muhafaza edilmektedir. İşleme amacının ortadan kalkması ve belirlenen makul sürenin dolması halinde söz konusu veriler, Kurumumuz tarafından yayımlanan "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası" uyarınca periyodik imha süreleri dikkate alınarak silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve Kurumumuzun belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülebilmesi veya yasal savunmanın tesis edilmesi amacıyla (Örn: İşçi-işveren uyuşmazlıkları, eğitim hizmeti alacak davaları) muhafaza edilmeye devam edilebilir.
Bu istisnai saklama sürelerinin tesisinde, Borçlar Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen genel ve özel zamanaşımı süreleri esas alınmaktadır. Bu durumda saklanan kişisel verilere operasyonel, idari veya başka herhangi bir amaçla erişilmemekte; söz konusu verilere ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman yalnızca yetkilendirilmiş kişilerce erişim sağlanmaktadır. Bahsi geçen hukuki süreçler ve zamanaşımı süreleri tamamen sona erdikten sonra bu kişisel veriler de derhal silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
14. ÖZEL EYLEMER EĞİTİM KURUMLARI TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARIM AMAÇLARI
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı alıcı kişi veya kişi gruplarını, kişisel verisi işlenen ilgili kişiye (öğrenci, veli, çalışan vb.) aydınlatma metinleri vasıtasıyla bildirmektedir.
Kurumumuz, Kanun’un 8. ve 9. maddelerindeki yasal şartlara (açık rıza veya kanuni istisnalar) uygun olarak, işbu Politika kapsamında yönetilen kişisel verileri aşağıda sıralanan paydaş kategorilerine aktarabilmektedir:
Kurum’un eğitim alanındaki iş ortakları (yayın evleri, dijital eğitim platformları vb.)
Tedarikçi ve alt işverenler (öğrenci servis/taşıma firmaları, yemekhane şirketleri, yazılım ve bilişim altyapı sağlayıcıları)
Banka, finans kuruluşları ve sigorta şirketleri
Okul gezileri ve etkinlikleri kapsamında turizm acenteleri, konaklama tesisleri ve ulaşım firmaları
Kurum yetkilileri ve yönetim kurulu
Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Başta MEB, SGK ve Adli Makamlar olmak üzere)
Veri aktarım kapsamı, alıcı gruplarının tanımları ve spesifik veri aktarım amaçları aşağıdaki tabloda detaylandırılmıştır:
| Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı |
| İş Ortağı | Kurum’un eğitim-öğretim faaliyetlerini zenginleştirmek, ortak projeler yürütmek ve hizmet kalitesini artırmak amacıyla işbirliği kurduğu tarafları (yayın evleri, dijital eğitim platformları, ölçme-değerlendirme merkezleri vb.) tanımlamaktadır. | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini ve sunulan eğitim hizmetlerinin eksiksiz ifasını temin etmek amacıyla, gereklilikle sınırlı olarak aktarılmaktadır. |
| Tedarikçi / Alt İşveren | Kurum’un faaliyetlerini yürütürken Kurum’un talimatlarına uygun ve sözleşme temelli olarak dış kaynaklı hizmet sunan tarafları (öğrenci taşıma/servis firmaları, yemekhane ve temizlik şirketleri, yazılım/otomasyon altyapı sağlayıcıları vb.) tanımlamaktadır. | Kurum’un idari ve operasyonel faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli mal ve hizmetlerin Kurum’a sunulmasını sağlamak amacıyla, amaca uygun ve sınırlı olarak aktarılmaktadır. |
| Banka ve Sigorta Şirketleri | Kurum'un finansal süreçlerini ve risk yönetimini yürüttüğü özel veya kamu finans kuruluşları ile sigorta şirketleri/acenteleridir. | Personel maaş ödemeleri, veli okul taksit/tahsilat işlemleri ve öğrencilere/personele yönelik ferdi kaza/özel sağlık sigortası süreçlerinin yürütülmesi amacıyla aktarılmaktadır. |
| Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Başta Milli Eğitim Bakanlığı (MEB), Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), Emniyet Birimleri ve adli/idari makamlar olmak üzere, mevzuat hükümlerine göre Kurum’dan bilgi ve belge almaya hukuken yetkili olan kurum ve kuruluşları tanımlamaktadır. | Kamu kurum ve kuruluşlarının yasal mevzuat (örn: e-Okul veri girişleri, SGK bildirgeleri) kapsamında talep ettiği ve hukuki dayanak sundukları durumlarda, yasal yükümlülüklerimizin ifası amacıyla aktarılmaktadır. |
| Kurum Yetkilileri | Özel Eylemer Eğitim Kurumları'nın yönetim kurulu üyelerini ve yasal temsilcilerini tanımlamaktadır. | Kurum'un hukuki, finansal ve idari stratejilerinin planlanması ile kurum içi yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla aktarılmaktadır. |
15. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI VE HUKUKİ DAYANAKLARI
Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin "açık rıza" vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir ve kural olarak kanundaki diğer işleme şartlarının bulunmadığı istisnai durumlarda başvurulan bir yöntemdir.
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, 6698 Sayılı Kanun'un 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddesinin 3. fıkrasında açıkça belirtilen yasal şartlardan bir veya birkaçının varlığı durumunda kişisel verileri açık rıza aranmaksızın işlemektedir. Kurumumuzun yürüttüğü veri işleme faaliyetlerinin dayanağı olan hukuki şartlar ve eğitim sektörüne özgü uygulama örnekleri aşağıdaki tabloda detaylandırılmıştır:
| Kanundaki İşleme Şartı | Kapsamı ve Açıklaması | Özel Eylemer Eğitim Kurumları Uygulama Örneği |
| Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi | Veri işleme faaliyetinin ilgili mevzuatta (MEB Mevzuatı, İş Kanunu, 5651 Sayılı Kanun, Vergi Usul Kanunu vb.) açıkça emredilmesi. | Öğrencilere ait not, devamsızlık ve sicil bilgilerinin yasal zorunluluk gereği MEB e-Okul sistemine işlenmesi; kurum internet ağı (Wi-Fi) erişim loglarının tutulması. |
| Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızanın Alınamaması | Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için veri işlemenin zorunlu olması. | Okulda kaza geçiren veya fenalaşan bir öğrencinin/personelin sağlık, kan grubu ve alerji bilgilerinin acil müdahale (112) ekiplerine verilmesi. |
| Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması | Veri işlemenin, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve zorunlu olması (Eğitim Hizmet Sözleşmesi, İş Sözleşmesi vb.). | Kayıt aşamasında Veli ile imzalanan "Eğitim Hizmet Sözleşmesi" gereğince eğitim-öğretim hizmetinin sunulması, ödeme planlarının oluşturulması ve fatura düzenlenmesi. |
| Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi | Kurum'un idari, mali, adli denetimler ve sektörel regülasyonlar (MEB, SGK vb.) karşısındaki yasal sorumluluklarını yerine getirebilmesi için zorunlu olması. | SGK veya Bakanlık müfettişlerince yapılan resmi denetimlerde, talep edilen personel veya öğrenci kayıtlarının ibraz edilmesi. |
| İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması | İlgili kişinin kendisine ait verileri, alenileştirme amacıyla ve kendi iradesiyle umumun (kamunun) bilgisine sunmuş olması. | Bir öğretmen adayının, iş bulma niyetiyle özgeçmişini ve iletişim bilgilerini herkese açık bir kariyer platformunda yayınlaması sonucunda bu bilgilerden kendisine ulaşılması. |
| Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması | Bir hakkın doğumu, kullanılması veya dava/şikayet yollarıyla korunması için veri işlemenin zorunlu olması. | Ödenmeyen okul taksitleri için başlatılacak icra takiplerinde borçlu veli bilgilerinin işlenmesi veya işten ayrılan bir personelle yaşanacak uyuşmazlıklarda yasal savunma hakkı için evrakların zamanaşımı boyunca saklanması. |
| Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Kurum'un meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması. | Okul kampüsünün, binaların ve öğrencilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla idari alanlarda ve koridorlarda kapalı devre kamera (CCTV) ile görüntü kaydı alınması. |
16. KAMPÜS GİRİŞLERİ VE BİNA İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ
Özel Eylemer Eğitim Kurumları tarafından; başta öğrencilerin, çalışanların ve ziyaretçilerin can ve mal güvenliğinin sağlanması olmak üzere, Kurum'un hukuki ve meşru menfaatlerinin korunması amacıyla kampüs binalarında, okul bahçesinde ve eklentilerinde güvenlik kamerasıyla (CCTV) izleme faaliyeti ile misafir/veli giriş-çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.
Söz konusu güvenlik ve takip faaliyetleri, Anayasa'ya, 6698 sayılı KVKK'ya, 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun'a ve ilgili Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) mevzuatına tam uyumlu olarak sürdürülmektedir.
16.1. Güvenlik Kamerası (CCTV) ile İzleme Faaliyetleri
Kurumumuz, kampüs güvenliğini sağlamaya yönelik meşru menfaatini korumak amacıyla kapalı devre güvenlik kamerası sistemi kullanmaktadır. Bu kapsamda;
Kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, şeffaflık ilkesi gereği tüm öğrenci, çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta; izleme yapılan alanların girişlerine ve kolayca görülebilecek noktalara "Katmanlı Aydınlatma/Uyarı Levhaları" asılmaktadır.
Kişilerin mahremiyetini ihlal edebilecek alanlarda (tuvaletler, duşlar, giyinme/soyunma odaları, ibadethaneler, rehberlik ve psikolojik danışmanlık odaları vb.) kesinlikle kamera izlemesi yapılmamaktadır.
Elde edilen kamera kayıtları, yalnızca güvenlik amacıyla ve yetkilendirilmiş sınırlı sayıdaki personel tarafından erişilebilir şekilde, siber ve fiziksel güvenlik önlemleri alınarak muhafaza edilmektedir.
16.2. Kampüs ve Bina Girişlerinde Ziyaretçi/Veli Giriş Çıkışlarının Takibi
Özel Eylemer Eğitim Kurumları tarafından fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla, kampüse ve okul binalarına gelen ziyaretçilerin, velilerin ve tedarikçilerin giriş-çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmektedir.
Misafir olarak veya resmi işlem/görüşme amacıyla Kurum binalarına gelen kişilerin kimlik bilgileri (Ad, Soyad, T.C. Kimlik No, giriş-çıkış saati, görüşülecek kişi/birim vb.) güvenlik noktalarında elde edilirken, asılan veya fiziki olarak sunulan aydınlatma metinleri aracılığıyla söz konusu kişiler şeffafça bilgilendirilmektedir.
Ziyaretçi giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla fiziki veya dijital ziyaretçi defterlerine/sistemlerine kaydedilen bu veriler, yalnızca güvenlik ile idari kayıt amaçlarıyla işlenmekte ve yasal sürelerin bitiminde imha edilmektedir.
16.3. Kurum Yerleşkesinde Sağlanan İnternet (Wi-Fi) Erişimlerine İlişkin Log Kayıtlarının Saklanması
Özel Eylemer Eğitim Kurumları tarafından siber güvenliğin sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla; bina ve kampüs sınırları içerisinde misafirlere, öğrencilere veya personele sağlanan kablosuz internet (Wi-Fi) erişimlerine ilişkin bağlantı izleri (log kayıtları) tutulmaktadır.
Bu log kayıtları (IP adresi, bağlantı tarih/saat bilgisi, MAC adresi vb.), 5651 Sayılı "İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" ve ilgili ikincil mevzuatın amir hükümlerine uygun, değiştirilemez ve zaman damgalı olarak dijital ortamda saklanmaktadır.
Söz konusu kayıtlar, içerik takibi yapılmaksızın sadece bağlantı izi olarak muhafaza edilmekte; ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlar tarafından yasal bir gerekçeyle talep edilmesi halinde veya Kurum içi hukuki bir uyuşmazlığın çözümü amacıyla erişime açılmaktadır.
17. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi, Kanun’un 7. maddesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren hukuki ve fiili sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Özel Eylemer Eğitim Kurumları’nın resen aldığı karara istinaden veya ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Kurumumuz, bu imha süreçlerinin hukuka uygun ve denetlenebilir bir şekilde yürütülmesi için kapsamlı bir "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası" oluşturmuş olup; tüm silme, yok etme ve anonimleştirme faaliyetlerini verinin niteliğine göre bu politikada belirlenen usul, esas ve periyotlara uygun olarak gerçekleştirmektedir.
18. İLGİLİ KİŞİNİN (KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN) HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak ilgili kişilere (öğrenci, veli, çalışan, ziyaretçi vb.) haklarını aydınlatma metinleri vasıtasıyla bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda yol göstermektedir. Kurumumuz, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve yasal süresi (en geç 30 gün) içinde gereken bilgilendirmenin yapılması için Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli başvuru kanallarını, iç işleyişi ve idari/teknik altyapıyı tesis etmiştir.
18.1. İlgili Kişinin Hakları ve Bu Hakları Kullanma Usulü
18.1.1. İlgili Kişinin Kanun Kapsamındaki Hakları Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler aşağıda yer alan haklara sahiptir: a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, f. Kanun ve ilgili diğer yasal hükümlere uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme, h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
18.1.2. İlgili Kişinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller (İstisnalar) Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrası gereğince, aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, ilgili kişiler bu konularda işbu Politika'nın 18.1.1. maddesinde sayılan haklarını ileri süremezler: a. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi, b. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi, c. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarati faaliyetler kapsamında işlenmesi, d. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası gereğince; aşağıda sıralanan hallerde ilgili kişiler "zararın giderilmesini talep etme hakkı" hariç olmak üzere, 18.1.1. maddesinde sayılan diğer haklarını ileri süremezler: a. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması, b. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi, c. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması, d. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
18.1.3. İlgili Kişinin Haklarını Kullanma Usulü Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, bu Politika'da belirtilen haklarına ilişkin taleplerini, kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle birlikte, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıda belirtilen yöntemlerle Özel Eylemer Eğitim Kurumları’na iletebileceklerdir. Bu yasal süreçlerin tüm detayları, Kurumumuzun yayımladığı "İlgili Kişi Başvuru ve Yanıt Prosedürü" ile Veli/Öğrenci/Çalışan Aydınlatma Metinlerinde kapsamlı olarak düzenlenmiştir.
İlgili kişiler başvurularını aşağıdaki usullerden biriyle yapabilir:
Kurum web sitesinde bulunan "İlgili Kişi Başvuru Formu"nun eksiksiz doldurulup ıslak imza ile imzalanmasının ardından bizzat elden teslim edilmesi veya noter kanalıyla Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA adresine iletilmesi,
İlgili kişi tarafından Kurumumuza daha önce bildirilen ve Kurumumuzun otomasyon/kayıt sisteminde mevcut bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle info@eylemer.com.tr adresine e-posta gönderilmesi.
Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak hukuken işleme alınabilmesi için Tebliğ uyarınca başvuruda; a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu, bilgilerinin eksiksiz bulunması zorunludur. Aksi halde başvuru usulden reddedilebilecek veya eksiklikler giderilene kadar askıya alınabilecektir.
İlgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi (örneğin bir avukatın veli adına başvurması) için, ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname ibraz edilmesi zorunludur.
19. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ
Özel Eylemer Eğitim Kurumları, işbu ana Politika ile ortaya koyulan yasal esasları; Kurum bünyesindeki diğer veri varlıklarına ilişkin temel politikalar (örneğin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, Bilgi Güvenliği Politikası) ve kişisel verilerin korunması/işlenmesi hususunda iç kullanıma yönelik oluşturulan alt prosedürler (İlgili Kişi Başvuru ve Yanıt Prosedürü, Veri İhlali Müdahale Planı vb.) ile tam bir entegrasyon içerisinde uygulamaktadır.
Özel Eylemer Eğitim Kurumları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (Veri Sorumlusu)
Bağlarbaşı Mh. 2. Karaca Sk. No: 26 Osmangazi/BURSA
Mersis No: 0685047036100022
EK-1 TANIMLAR
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Başvuru Formu : Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel İlgili kişi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.
Çalışan Adayı : Deniz Tekstil’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini açmış olan gerçek kişiler.
İşbirliği İçinde Olunan Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Deniz Tekstil’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek ve tüzel kişiler.
İş Ortağı: Deniz Tekstil’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; müşteri, personel…
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Tedarikçi: Deniz Tekstil’in ticari faaliyetlerini yürütürken Deniz Tekstil’in emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak Deniz Tekstil ’ya hizmet sunan taraflar.
Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri politika kapsamında işlenen gerçek kişiler. Örneğin; aile bireyleri, eski çalışanlar,…
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin; Deniz Tekstil bünyesinde çalışan departmanlar vb.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. Bu politika kapsamında Deniz Tekstil Malzemeleri Sanayi Ticaret Limited Şirketi veri sorumlusudur.
Verilerin Silinmesi: Şirket içindeki tüm ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması durumunu ifade etmektedir.
Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verinin bir daha geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.
Ziyaretçi: Deniz Tekstil’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.
EK-2 KVK KANUNU’NUN UYGULANMASI BAKIMINDAN ÖNEM ARZ EDEN TARİHLER
7 Nisan 2016 tarihi itibariyle Deniz Tekstil aşağıdaki yükümlülüklere uygun hareket etmektedir: (i) Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili genel kurallar ve ilkeler, (ii) Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin aydınlatılmasına ilişkin yükümlülükler, (iii) Veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin yükümlülükler.
7 Ekim 2016 tarihi itibariyle aşağıda sıralanan düzenlemeler yürürlüğe girecek ve Deniz Tekstil bu düzenlemelere uygun hareket edecektir: (i) Kişisel verilerin üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılmasına ilişkin hükümler, (ii) Kişisel verinin sahibi olan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin, Deniz Tekstil’e karşı başvuru haklarını (kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, aktarıldığı kişileri öğrenme, düzeltme talep etme) kullanmasına ve KVK Kurulu'na şikayette bulunmasına ilişkin düzenlemeler.
7 Nisan 2017 itibariyle (i) 7 Nisan 2016 tarihinden önce hukuka uygun olarak alınmış rızalar, kişisel verisi işlenen ilgili kişiler tarafından aksine bir beyanda bulunulmaması halinde KVK Kanunu’na uygun kabul edilecektir. (ii) KVK Kanunu’na ilişkin yönetmelikler yürürlüğe girecektir.
7 Nisan 2016 tarihinden önce işlenmiş kişisel veriler, 7 Nisan 2018 tarihine kadar Deniz Tekstil tarafından KVK Kanunu'na uyumlu hale getirilecek, silinecek veya anonim hale getirilecektir.