PERSONEL AYDINLATMA METNİ
Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
İşbu Aydınlatma Metni; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Özel Eylemer Eğitim Kurumları San. ve Tic. Ltd. Şti. (Bundan sonra “Eylemer Eğitim Kurumları” veya “Kurum” olarak anılacaktır) tarafından hazırlanmıştır.
Amacımız; Kurumumuz bünyesinde görev yapan eğitim kadromuzun (öğretmenler), idari ve teknik personellerimizin kişisel verilerinin (özel nitelikli kişisel verileriniz de dahil olmak üzere) toplanma yöntemi, işlenme amaçları, hukuki sebepleri, kimlere aktarılabileceği, saklama süreleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınız konusunda, KVKK’nın 10. maddesinde düzenlenen “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” kapsamında sizleri en açık ve şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Veri Sorumlusu
Veri Sorumlusu Unvanı: Özel Eylemer Eğitim Kurumları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Eylemer” veya “Kurum” olarak anılacaktır.)
Adres: Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; iş sözleşmenizin tesisi, özlük dosyanızın oluşturulması ve eğitim-öğretim faaliyetlerinin sürdürülmesi amacıyla; Kurumumuza ibraz ettiğiniz belgeler (diploma, nüfus cüzdanı sureti, adli sicil kaydı vb.), Kurum içi yazışmalar, kurumsal e-posta iletileri, MEBBİS ve E-Okul gibi resmi bilişim sistemleri, Kurum yerleşkesindeki ortak alanlarda bulunan güvenlik kameraları ve dijital veri kayıt sistemleri vasıtasıyla; tamamen veya kısmen otomatik olan yöntemlerle ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır. Toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (m.5/2-a): 4857 sayılı İş Kanunu, 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu başta olmak üzere Kurumumuzun tabi olduğu mevzuat hükümleri uyarınca veri işlemenin zorunlu olması.
Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m.5/2-c): Sizinle imzalanan iş sözleşmesinin gerekliliklerinin yerine getirilmesi, maaş ödemelerinin yapılması ve görev tanımlarınızın ifası için veri işlemenin zorunlu olması.
Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (m.5/2-ç): MEB bildirimleri, SGK giriş-çıkış işlemleri, vergi ödemeleri ve iş sağlığı ve güvenliği denetimleri gibi yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (m.5/2-e): Olası bir hukuki uyuşmazlıkta savunma hakkımızın kullanılması veya yasal haklarımızın korunması amacıyla veri işlemenin zorunlu olması.
Meşru Menfaat (m.5/2-f): Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla; Kurumumuzun eğitim kalitesinin artırılması, yerleşke güvenliğinin tesisi ve iş akışının verimli şekilde yönetilmesi.
İstihdam, Sağlık ve Sosyal Güvenlik Mevzuatından Kaynaklanan Yükümlülükler (m.6/2-f): Sağlık raporlarınız, engellilik durumunuz gibi özel nitelikli kişisel verilerinizin; iş sağlığı ve güvenliği, istihdam ve sosyal güvenlik hukuku kapsamındaki yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla açık rıza aranmaksızın işlenmesi.
İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları
Eylemer Eğitim Kurumları tarafından, iş sözleşmenizin ifası ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenen kişisel verileriniz, Kanun’un temel ilkelerine ve veri minimizasyonu prensibine uygun olarak aşağıdaki veri grupları altında toplanmaktadır:
Kimlik Verisi: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, cinsiyet, medeni hal, anne-baba adı, imza ve nüfus cüzdanı suretinde yer alan diğer bilgiler.
İletişim Verisi: Telefon numarası, yerleşim yeri (ikametgâh) adresi, şahsi e-posta adresi ve Kurum tarafından tahsis edilen kurumsal e-posta adresi.
Özlük Verisi: SGK işe giriş-çıkış bildirgeleri, özgeçmiş (CV), iş sözleşmesi örneği, bordro bilgileri, disiplin soruşturması kayıtları, performans değerlendirme raporları, izin/devamsızlık kayıtları ve hizmet dökümü.
Mesleki Deneyim Verisi: Diploma bilgileri, pedagojik formasyon belgesi, görev tanımına özgü mesleki yeterlilik ve sertifikasyon belgeleri (hijyen belgesi, SRC belgesi, özel güvenlik kimlik kartı vb.), uzmanlık alanları (branş), katılım sağlanan kurs ve sertifikasyon bilgileri, meslek içi eğitim kayıtları, yabancı dil yeterlilikleri ve MEBBİS/E-Okul sistemlerinde yer alan mesleki kayıtlar.
Finans Verisi: Maaş ve yan hak bilgileri, banka hesap/IBAN bilgisi, vergi dairesi bilgileri ve sosyal yardım ödemelerine ilişkin kayıtlar.
Hukuki İşlem Verisi: Maaş haczi dosyalarına ilişkin kayıtlar, icra müdürlüklerinden gelen talimatlar, adli dosya bilgileri ve yetkili resmi makamlarla yapılan yazışmalar.
Fiziksel Mekan Güvenliği Verisi: Kurum yerleşkesindeki ortak alanlarda bulunan güvenlik kameraları tarafından alınan görüntü kayıtları ve Kurum giriş-çıkış takip kayıtları.
Görsel ve İşitsel Veri: Kurumun eğitim-öğretim faaliyetleri, organizasyon ve tanıtım süreçleri kapsamında alınan fotoğraf ve video kayıtları.
İşlem Güvenliği Verisi: Kurum içi bilgi işlem sistemlerine (E-Okul, K12Net vb.) giriş için kullanılan kullanıcı adları, şifreler, IP adresi bilgileri ve sistem erişim log kayıtları.
Diğer Veriler (Aile ve Yakın): Acil durumlarda ulaşılacak yakınlara ait ad-soyad ve iletişim verileri ile aile yardım bildirimi kapsamında paylaşılan eş ve çocuk bilgileri.
Sağlık Verisi: İşe giriş ve periyodik muayene raporları, kan grubu, engellilik durumu, kronik hastalık veya düzenli ilaç kullanımı bilgileri ile İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) mevzuatı uyarınca tutulan revir kayıtları.
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Verisi: 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca istihdam için zorunlu olan adli sicil kaydı (sabıka kaydı) ve mahkeme ilamları.
Toplanan kişisel verileriniz;
Eylemer Eğitim Kurumları tarafından toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartları dahilinde, tamamen eğitim-öğretim faaliyetlerinin doğasına ve yasal mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
A. İnsan Kaynakları, Özlük ve Finans Süreçlerinin Yönetimi
İstihdamın Sürdürülmesi: İş sözleşmesinin gereklerinin yerine getirilmesi, özlük dosyalarının oluşturulması ve güncel tutulması,
Mali Yükümlülükler: Maaş, ek ders, prim ve tazminat hesaplamalarının yapılması, banka maaş hesaplarının açılması ve SGK ile vergi ödemelerinin gerçekleştirilmesi,
Çalışan Yönetimi: İzin, istirahat, devamsızlık ve sağlık raporu süreçlerinin takibi; performans değerlendirmelerinin ve varsa disiplin soruşturmalarının yürütülmesi,
Yan Haklar: Varsa anlaşmalı olunan kurumlar (Özel Sağlık Sigortası, BES vb.) aracılığıyla sunulan yan hakların tesisi ve yönetimi.
B. Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin ve Kurumsal İşleyişin Yürütülmesi
Akademik Süreçler: MEBBİS, E-Okul ve Kurum içi Öğrenim Yönetim Sistemlerine (K12Net vb.) öğretmen ve personel kayıtlarının yapılması, not ve devamsızlık giriş süreçlerinin yetkilendirilmesi,
Operasyonel Planlama: Ders programlarının, nöbet çizelgelerinin, kulüp ve etüt faaliyetlerinin organize edilmesi ile Kurumun idari, teknik, güvenlik ve destek hizmetleri operasyonlarının (yemekhane, temizlik, ön muhasebe) eksiksiz yürütülmesi,
Veli ve Öğrenci İletişimi: Veli toplantılarının organize edilmesi, öğrenci gelişim süreçlerine ilişkin rehberlik ve akademik değerlendirme faaliyetlerinin yürütülmesi,
Eğitim ve Gelişim: Kurum içi ve dışı akademik seminer, meslek içi eğitim ve oryantasyon programlarının planlanması.
C. Mevzuata Uyum ve Hukuki Süreçlerin Yürütülmesi
MEB ve Yasal Bildirimler: 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatından doğan her türlü denetim, raporlama ve bilgi verme yükümlülüğünün yerine getirilmesi,
Resmi Talepler: Adli makamlar, SGK, İŞKUR ve diğer yetkili kamu kurumlarından gelen hukuki bilgi ve belge taleplerinin karşılanması,
Hukuki Güvenlik: Kurumumuzun yasal haklarının korunması ve olası hukuki uyuşmazlıklarda (iş davaları vb.) savunma hakkının kullanılması (Delil tesisi).
D. İş Sağlığı, Güvenliği ve Yerleşke Disiplininin Sağlanması
Fiziksel Güvenlik: Kurum yerleşkesindeki giriş-çıkışların kontrolü ve güvenlik kameraları vasıtasıyla can ve mal güvenliğinin, okul içi disiplinin sağlanması,
İSG Faaliyetleri: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca; periyodik sağlık taramalarının yapılması, acil durum planlarının oluşturulması ve iş kazalarının bildirimi,
Kriz Yönetimi: Doğal afet veya acil tıbbi durumlarda, önceden bildirdiğiniz acil durum irtibat kişileriyle iletişime geçilmesi.
E. Kurumsal İletişim, Tanıtım ve Bilgi Güvenliği
Tanıtım Faaliyetleri: Okul yıllığı (almanak), bülten, sosyal medya ve web sitesi gibi kurumsal iletişim platformlarında, eğitim kadromuzun (açık rızaya tabi olmak üzere) görsel ve akademik yetkinliklerinin veli ve öğrencilere tanıtılması,
Bilgi Güvenliği: Kurumun bilişim altyapısının güvenliğinin sağlanması, sistemlere yetkisiz erişimlerin engellenmesi ve 5651 sayılı Kanun kapsamında internet erişim loglarının tutulması.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen aktarım şartları dâhilinde, işbu Aydınlatma Metni’nde yer alan işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:
Milli Eğitim Bakanlığı ve Yetkili Kamu Kurumları: 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu ve MEB mevzuatı uyarınca yapılması zorunlu bildirimler (MEBBİS, E-Okul), SGK işe giriş/çıkış bildirgeleri, İŞKUR kayıtları ve adli makamlardan gelen yasal taleplerin karşılanması amacıyla ilgili resmi idarelere,
Dış Hizmet Sağlayıcılar ve Danışmanlar: Kurumumuz bünyesinde yalnızca ön muhasebe işlemleri yürütüldüğünden; bordrolama, resmi muhasebe kayıtları ve vergi bildirimlerinin yapılması amacıyla Mali Müşavirlik firmalarına; çalışanların periyodik sağlık muayeneleri ve iş kazası bildirimleri için Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimlerine (OSGB); yasal haklarımızın korunması ve hukuki süreçlerin takibi amacıyla Hukuk Danışmanlarımıza (Avukatlara),
Banka ve Finans Kuruluşları: İş sözleşmesi kapsamında maaş, ek ders, prim, tazminat ve diğer özlük haklarına ilişkin ödemelerin gerçekleştirilmesi amacıyla Kurumumuzun veya çalışanımızın anlaşmalı olduğu bankalara,
Teknik Altyapı ve Yazılım Sağlayıcıları: Kurumumuzun eğitim ve yönetim faaliyetlerini yürütebilmesi için kullanılan yerel Öğrenim Yönetim Sistemleri (K12Net vb.), PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemleri) ve bilgi işlem altyapısının teknik bakım/onarım hizmetlerini sunan veri işleyen konumundaki uzman teknoloji firmalarına.
Yurt Dışı Aktarımı: Kişisel verileriniz, kural olarak üçüncü kişilerle ticari amaçlarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.
Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen işleme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca ve her halükârda Kurumumuzun tabi olduğu 4857 sayılı İş Kanunu, 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuatta öngörülen yasal zamanaşımı sürelerine riayet edilerek güvenli bir şekilde muhafaza edilmektedir.
Bu kapsamda temel saklama sürelerimiz aşağıdaki şekildedir:
Özlük, Finans ve Mesleki Veriler: İş sözleşmenizin sona ermesini takiben, olası işçilik alacakları, tazminat talepleri ve SGK denetimlerine karşı delil teşkil etmesi amacıyla genel zamanaşımı süresi olan 10 (on) yıl boyunca saklanmaktadır.
İş Sağlığı ve Güvenliği ile Sağlık Verileri: İş kazası, meslek hastalığı ve İSG mevzuatından doğan yükümlülükler gereği, ilgili yasal düzenlemelerde (örneğin asbest vb. istisnai durumlar hariç) öngörülen 15 (on beş) yıllıkzamanaşımı süresi boyunca muhafaza edilmektedir.
Fiziksel Mekan Güvenliği Verileri: Kurum yerleşkesindeki ortak alanları izleyen güvenlik kamerası kayıtları, sistemin teknik kapasitesine bağlı olarak en fazla 30 (otuz) gün süreyle saklanmakta ve sürenin sonunda üzerine yazma yöntemiyle imha edilmektedir. (Adli veya idari bir soruşturmaya konu olan kayıtlar, süreç tamamlanana kadar ayrılıp muhafaza edilir.)
Kanunlarda öngörülen sürelerin dolması veya verilerin işlenmesini gerektiren amaçların ve meşru nedenlerin tamamen ortadan kalkması halinde; kişisel verileriniz Eylemer Eğitim Kurumları Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha süreleri dahilinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili kişinin Hakları
İlgili kişi olarak; 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını bilme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep etme gibi haklara sahipsiniz.
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine uygun olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle Kurumumuza iletebilirsiniz:
Yazılı Başvuru: Islak imzalı bir dilekçe ile "Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA"adresine şahsen teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.
Elektronik Başvuru: Kurumumuz sistemlerinde daha önceden kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle info@eylemer.com.tr adresine e-posta yoluyla iletebilirsiniz.
Hak kullanımınıza ve başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı ve teknik düzenlemeler Eylemer Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde yer almaktadır. Kurumumuza ulaşan geçerli talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.