Bursluluk Sınavı / Sınav Adayı Aydınlatma Metni
Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
İşbu Aydınlatma Metni; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Özel Eylemer Eğitim Kurumları San. ve Tic. Ltd. Şti. (Bundan sonra “Eylemer Eğitim Kurumları” veya “Kurum” olarak anılacaktır) tarafından hazırlanmıştır.
Amacımız; Kurumumuz bünyesinde görev yapan eğitim kadromuzun (öğretmenler), idari ve teknik personellerimizin kişisel verilerinin (özel nitelikli kişisel verileriniz de dahil olmak üzere) toplanma yöntemi, işlenme amaçları, hukuki sebepleri, kimlere aktarılabileceği, saklama süreleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınız konusunda, KVKK’nın 10. maddesinde düzenlenen “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” kapsamında sizleri en açık ve şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Veri Sorumlusu
Veri Sorumlusu Unvanı: Özel Eylemer Eğitim Kurumları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Eylemer” veya “Kurum” olarak anılacaktır.)
Adres: Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; Özel Eylemer Eğitim Kurumları (“Kurum”) tarafından düzenlenen bursluluk ve kabul sınavları süreçlerinde; Kurum yerleşkemizde fiziken doldurulan sınav başvuru formları, sınav günü kullanılan optik cevap formları, sınav giriş belgeleri, kurumsal e-posta adreslerimize iletilen belgeler veya telefon üzerinden yapılan ön kayıt beyanları vasıtasıyla; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.
Söz konusu kişisel veriler, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m.5/2-c): Sınav başvurusunun alınması, sınav giriş belgelerinin düzenlenmesi, sınavın organize edilmesi ve sınav sonuçlarının hesaplanarak veliye/adaya bildirilmesi süreçlerinin yürütülmesi için veri işlemenin zorunlu olması.
Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü (m.5/2-ç): Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı uyarınca sınav süreçlerinin kayıt altına alınması, denetimlerde ibraz edilmesi ve yasal saklama sürelerine riayet edilmesi.
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati (m.5/2-f): Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla; Kurumumuzun eğitim kalitesini ölçümlemesi, başarılı öğrencilerin tespiti, burs olanaklarının hakkaniyetli dağıtılması ve sınav güvenliğinin (CCTV vb.) sağlanması.
Açık Rıza (m.5/1 ve m.6/2): Adayın sınav günü özel bir sağlık durumuna (diyabet, bedensel engel vb.) uygun salon/gözetmen talebi olması halinde paylaşılan sağlık verilerinin işlenmesi ile sınav sonuçlarının duyurulması veya tanıtım amaçlı görsel paylaşımlar için rıza alınması.
İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları
Kurumumuz tarafından düzenlenen bursluluk ve kabul sınavları kapsamında; aday öğrenciye ve velisine/vasisine ait aşağıdaki resmi veri kategorileri, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dâhilinde işlenmektedir:
Kimlik: Aday öğrencinin ad-soyadı, T.C. Kimlik Numarası, doğum tarihi ve cinsiyet bilgileri ile veli/vasi ad-soyadı.
İletişim: Veliye/vasiye ait cep telefonu numarası ve e-posta adresi.
Müşteri İşlem: Adayın halen öğrenim gördüğü okul ve sınıf seviyesi bilgisi, sınav salonu/sıra numarası, optik form üzerindeki işaretlemeler, sınav puanı, başarı sıralaması ve bursluluk hakkı kazanım durumu.
Fiziksel Mekân Güvenliği: Sınav güvenliğinin sağlanması amacıyla okul yerleşkesi ortak alanlarında bulunan kapalı devre kamera (CCTV) görüntüleri.
Sağlık Bilgileri (Özel Nitelikli): Adayın sınav günü özel bir oturma düzeni veya yardımcı cihaz kullanımı gerektiren bir engel durumu veya kronik hastalığı bulunması halinde, velisi tarafından başvuru sırasında beyan edilen sağlık verileri.
Toplanan kişisel verileriniz;
Toplanan kişisel verileriniz; aday öğrencinin sınav sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi ve Kurumumuzun eğitim standartlarının korunması amaçlarıyla, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dâhilinde aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
1. Sınav Organizasyonu ve Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi:
Sınav başvurularının alınması, aday kayıtlarının oluşturulması ve sınav giriş belgelerinin düzenlenmesi,
Sınav salon ve sıra planlamasının yapılması, sınavın adil ve güvenli bir ortamda gerçekleştirilmesi,
Optik formların okunması, sınav sonuçlarının hesaplanması ve adayların başarı sıralamalarının belirlenmesi,
Sınav sonuçlarına göre bursluluk oranlarının ve hak sahiplerinin tespit edilmesi.
2. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi:
Sınav sonuçlarının velilere/vasilere SMS, e-posta veya telefon yoluyla bildirilmesi,
Olası sınav saati/yeri değişiklikleri veya kayıt süreçlerine ilişkin bilgilendirmelerin yapılması.
3. Güvenlik, Denetim ve Hukuki Süreçler:
Millî Eğitim Bakanlığı (MEB) mevzuatı ve ilgili eğitim düzenlemeleri uyarınca denetim ve kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
Okul yerleşkesi içerisinde fiziksel mekân güvenliğinin (CCTV) sağlanması ve olası asayiş olaylarının önlenmesi,
Hukuk işlerinin takibi ve adli/idari makamlardan gelen bilgi/belge taleplerinin karşılanması.
4. Özel Durumların Yönetimi ve Tanıtım Faaliyetleri:
Sağlık Verileri: Adayın beyan ettiği özel sağlık durumuna (engel durumu, kronik hastalık vb.) uygun sınav ortamının ve gözetmen desteğinin sağlanması,
Tanıtım (Açık Rıza Halinde): Sınavda üstün başarı gösteren adayların başarılarının ve sınav gününe ait genel görsellerin Kurumun sosyal medya hesaplarında ve web sitesinde paylaşılması.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kurumumuz, sınav süreçleri kapsamında işlenen kişisel verilerinizi; KVKK’nın 8. maddesinde belirtilen aktarım şartları çerçevesinde ve yukarıda sayılan amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarabilecektir:
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) mevzuatı kapsamındaki bildirim ve denetim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ile adli makamlardan gelen yasal bilgi ve belge taleplerinin karşılanması amacıyla ilgili idari ve adli mercilere,
Hizmet Sağlayıcılar ve İş Ortakları: Sınav optik formlarının dijital ortamda okunması, puan hesaplaması ve veri analizi süreçleri için hizmet alınan bilişim/yazılım şirketlerine; sınav sonuçlarının velilere iletilmesi amacıyla kullanılan toplu SMS ve e-posta gönderim platformlarına ve Kurumumuzun kullandığı bilişim altyapısı destek firmalarına,
Hukuk Danışmanları: Kurumumuzun yasal haklarının korunması, olası uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve hukuki süreçlerin takibi amacıyla sözleşmeli avukatlarımıza ve hukuk bürolarına.
Yurt Dışı Aktarımı: Kişisel verileriniz, kural olarak üçüncü kişilerle ticari amaçlarla paylaşılmamakta ve yurt dışına aktarılmamaktadır.
Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların gerektirdiği süreler ile Kurumumuzun tabi olduğu yasal mevzuattaki zamanaşımı ve saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza edilmektedir.
Sınav adayı ve velisi/vasisi olarak işlenen verileriniz için öngörülen saklama süreleri aşağıdaki şekildedir:
Sınav ve Başarı Verileri (Müşteri İşlem): Sınav sonuçlarına ilişkin itiraz süreçleri, puan hesaplamaları ve burs atamalarının denetlenebilirliği amacıyla; sınav tarihinden itibaren 2 (iki) yıl boyunca saklanmaktadır.
Kimlik ve İletişim Verileri: Sınav organizasyonunun teyidi, sonuçların bildirilmesi ve Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı uyarınca sınav süreçlerinin denetlenebilirliğinin sağlanması amacıyla; sınav tarihinden itibaren 2 (iki) yıl boyunca muhafaza edilmektedir.
Fiziksel Mekân Güvenliği (Kamera Kayıtları): Sınav günü okul yerleşkesinde elde edilen kamera görüntüleri, kayıt tarihinden itibaren 30 (otuz) gün süreyle saklanmakta ve bu sürenin sonunda otomatik olarak silinmektedir.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Sağlık Bilgileri): Sınavın gerçekleştirilmesi için beyan edilen sağlık verileri, sınav sürecinin tamamlanması ve (varsa) bursluluk/kayıt hakkı süreçlerinin kesinleşmesini takiben ilk imha periyodunda silinmektedir.
Belirlenen saklama sürelerinin dolması veya verinin işlenmesini gerektiren hukuki sebebin ortadan kalkması halinde; kişisel verileriniz KVKK ve Kurumumuzun "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası" uyarınca otomatik sistemler vasıtasıyla silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili kişinin Hakları
İlgili kişi olarak; 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını bilme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep etme gibi haklara sahipsiniz.
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine uygun olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle Kurumumuza iletebilirsiniz:
Yazılı Başvuru: Islak imzalı bir dilekçe ile "Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA"adresine şahsen teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.
Elektronik Başvuru: Kurumumuz sistemlerinde daha önceden kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle info@eylemer.com.tr adresine e-posta yoluyla iletebilirsiniz.
Hak kullanımınıza ve başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı ve teknik düzenlemeler Eylemer Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde yer almaktadır. Kurumumuza ulaşan geçerli talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.