ÖĞRENCİ/VELİ İÇİN AYDINLATMA METNİ
Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı
İşbu Aydınlatma Metni; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Özel Eylemer Eğitim Kurumları San. ve Tic. Ltd. Şti. (Bundan sonra “Eylemer Eğitim Kurumları” veya “Kurum” olarak anılacaktır) tarafından hazırlanmıştır.
Amacımız; Kurumumuz bünyesinde görev yapan eğitim kadromuzun (öğretmenler), idari ve teknik personellerimizin kişisel verilerinin (özel nitelikli kişisel verileriniz de dahil olmak üzere) toplanma yöntemi, işlenme amaçları, hukuki sebepleri, kimlere aktarılabileceği, saklama süreleri ve Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarınız konusunda, KVKK’nın 10. maddesinde düzenlenen “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” kapsamında sizleri en açık ve şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Veri Sorumlusu
Veri Sorumlusu Unvanı: Özel Eylemer Eğitim Kurumları Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
(İşbu Aydınlatma Metni kapsamında “Eylemer” veya “Kurum” olarak anılacaktır.)
Adres: Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; Özel Eylemer Eğitim Kurumları tarafından eğitim-öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi ve Eğitim Sözleşmesi'nin ifası amacıyla; veli/vasi tarafından bizzat doldurulan kayıt ve başvuru formları, sağlık ve rehberlik (PDR) bilgi formları, Kurumumuza ibraz edilen fiziki evraklar (nüfus cüzdanı sureti, ikametgâh, sağlık raporları vb.), MEBBİS ve E-Okul gibi resmi bilişim sistemleri, Kurum içi Öğrenim Yönetim Sistemleri (K12Net vb.), kurumsal iletişim kanalları (e-posta, telefon) ve Kurum yerleşkemizdeki ortak alanlarda bulunan güvenlik kameraları vasıtasıyla; tamamen veya kısmen otomatik olan yöntemlerle ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
Toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
A. Genel Nitelikli Kişisel Verileriniz Bakımından:
Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m.5/2-c): Velisi/Vasisi bulunduğunuz öğrencinin Kurumumuza kayıt işlemlerinin yapılması, Eğitim ve Öğretim Sözleşmesi'nin gereklerinin yerine getirilmesi, mali süreçlerin ve taksit/tahsilat işlemlerinin yürütülmesi.
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (m.5/2-a) ve Hukuki Yükümlülük (m.5/2-ç): 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) mevzuatı ve vergi/muhasebe mevzuatı kapsamında; öğrenci kayıt, not, devamsızlık ve faturalandırma süreçlerine ilişkin yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi.
Meşru Menfaat (m.5/2-f): Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla; okul içi disiplinin sağlanması, eğitim kalitesinin artırılması ve yerleşke güvenliğinin güvenlik kameraları vasıtasıyla tesisi.
Açık Rıza (m.5/1): Öğrencilerimize ve/veya velilerimize ait görsel ve işitsel verilerin (fotoğraf, video) Kurumun tanıtım faaliyetleri kapsamında sosyal medya, web sitesi, broşür veya okul yıllığında (almanak) kullanılması.
B. Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz Bakımından:
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi (m.6/3-a): Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) mevzuatı uyarınca öğrencilerin devam-devamsızlık süreçlerinin takibi ve özürlü devamsızlık hallerinin resmi olarak belgelendirilmesi amacıyla ibraz edilen sağlık raporlarının / istirahat belgelerinin işlenmesi.
Açık Rıza (m.6/2-a): Öğrencinin Kurum içindeki sağlığının korunması, acil müdahalelerin planlanması, yemekhane diyet süreçlerinin yönetilmesi ve pedagojik gelişiminin desteklenmesi amacıyla alınan alerji bilgisi, kronik rahatsızlıklar, düzenli kullanılan ilaçlar, kan grubu ve PDR (Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik) servisi özel envanter kayıtlarının işlenmesi.
İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları
Kurumumuz tarafından, Eğitim-Öğretim Sözleşmesi’nin ifası ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenen kişisel verileriniz, Kanun’un temel ilkelerine uygun olarak "Veli/Vasi" ve "Öğrenci" bazında aşağıdaki veri grupları altında toplanmaktadır:
A. Veli / Vasi / Kanuni Temsilciye Ait Veriler:
Kimlik Verisi: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, imza, öğrenciye yakınlık derecesi, medeni hal ve nüfus cüzdanı suretinde yer alan diğer bilgiler.
İletişim Verisi: Telefon numarası, ikametgâh adresi ve şahsi e-posta adresi.
Finans Verisi: Banka hesap/IBAN bilgisi, ödeme ve taksit planları, fatura bilgileri, maaş ve gelir durumu bilgisi, mali yardım/burs taleplerine ilişkin kayıtlar ve nafaka bilgileri.
Mesleki Deneyim Verisi: Öğrenci kayıt ve mali yeterlilik değerlendirmesi süreçlerinde alınan meslek, unvan ve çalışılan kurum/şirket bilgileri.
Hukuki İşlem Verisi: Boşanma durumlarında velayet hakkına ilişkin mahkeme kararları, imza sirküleri/beyannameleri ve adli makamlarla yapılan yazışmalar.
Fiziksel Mekân Güvenliği Verisi: Kurum yerleşkemizi ziyaretleriniz sırasında ortak alanlarda bulunan güvenlik kameraları tarafından alınan görüntü kayıtları ve ziyaretçi giriş-çıkış logları.
B. Öğrenciye Ait Veriler:
Kimlik Verisi: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, uyruk, anne-baba adı ve öğrenci belgesi/kayıt dosyası bilgileri.
İletişim Verisi: (Varsa) Öğrenciye ait cep telefonu numarası ve e-posta adresi.
Akademik ve Eğitim Verisi: Okul numarası, şube, sınav notları, karne bilgileri, devamsızlık kayıtları, diploma ve mezuniyet bilgileri, MEBBİS/E-Okul kayıtları, K12Net sistem verileri ve ders içi performans notları.
Görsel ve İşitsel Veri: Kurumun tanıtım, organizasyon, almanak (yıllık) ve eğitim faaliyetleri kapsamında (açık rızaya tabi olmak üzere) alınan fotoğraf, ses ve video kayıtları.
Fiziksel Mekân Güvenliği Verisi: Okul yerleşkesindeki ortak alanları, koridorları ve bahçeyi izleyen güvenlik kamerası görüntü kayıtları.
Özel Nitelikli Kişisel Veri (Sağlık): MEB mevzuatı gereği devamsızlık/istirahat takibi için zorunlu olan sağlık raporları; (açık rızaya tabi olmak üzere) kan grubu, alerji bilgileri, kronik hastalıklar, düzenli kullanılan ilaçlar ve revir kayıtları.
Özel Nitelikli Kişisel Veri (PDR): (Açık rızaya tabi olmak üzere) Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık servisi tarafından öğrencinin pedagojik gelişimini takip etmek amacıyla uygulanan test, envanter ve görüşme kayıtları.
Toplanan kişisel verileriniz;
Eylemer Eğitim Kurumları tarafından toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartları dâhilinde, eğitim-öğretim faaliyetlerinin doğasına ve yasal mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
A. Eğitim-Öğretim ve Akademik Faaliyetlerin Yürütülmesi
Akademik Süreçler: Öğrencilerimizin E-Okul, MEBBİS ve Kurum içi Öğrenim Yönetim Sistemlerine (K12Net vb.) kayıtlarının yapılması, not, karne ve devamsızlık girişlerinin gerçekleştirilmesi,
Gelişim ve Destek: Öğrencinin akademik, psikolojik ve sosyal gelişiminin izlenmesi; Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık (PDR) süreçlerinin yürütülmesi ve ihtiyaç halinde etüt/ek ders planlamalarının yapılması,
Sosyal Faaliyetler: Her türlü yurt içi/yurt dışı gezi, kültürel faaliyet, spor turnuvası, yarışma ve kulüp etkinliklerine katılım taleplerinin değerlendirilmesi ve yasal izin süreçlerinin yürütülmesi.
B. Sözleşme, Finans ve Mali Süreçlerin Yönetimi
Sözleşme İfası: Kurumumuz ile Veli/Vasi arasında akdedilen Eğitim ve Öğretim Sözleşmesi’nin gereklerinin yerine getirilmesi,
Finansal Operasyonlar: Sunulan eğitim ve yemek hizmetlerinin finansmanının planlanması, faturalandırma ve muhasebe işlemlerinin yapılması, taksit/ödeme takiplerinin gerçekleştirilmesi,
Burs ve Mali Yardım: Bursluluk sınavları ile mali yardım/indirim talebinde bulunan veli ve öğrencilerin akademik başarıları ile sosyo-ekonomik durumlarına göre taleplerinin değerlendirilmesi.
C. Mevzuata Uyum ve Hukuki Süreçlerin Yürütülmesi
Yasal Bildirimler: 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, MEB Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği, Okul Öncesi ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği ile Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği’nden doğan her türlü denetim ve resmi bilgi/belge verme yükümlülüğünün yerine getirilmesi,
Resmi Talepler: Mahkemeler, icra müdürlükleri ve diğer yetkili idari/adli makamların (velayet kararları, nafaka bilgileri vb.) bilgi taleplerinin karşılanması.
D. Fiziksel Güvenlik, İş Sağlığı ve Yerleşke Disiplininin Sağlanması
Fiziksel Güvenlik: Kurum yerleşkesindeki giriş-çıkışların kontrolü, ziyaretçi kayıtlarının tutulması ve güvenlik kameraları vasıtasıyla öğrencilerimizin, çalışanlarımızın ve velilerimizin can ve mal güvenliğinin tesisi,
Disiplin ve Kriz Yönetimi: Okul içi disiplin kurallarının uygulanması, MEB mevzuatı uyarınca ödül ve disiplin kurulu süreçlerinin işletilmesi ile acil tıbbi durumlarda (ilgili açık rızalar kapsamında) gerekli sağlık müdahalelerinin organize edilmesi.
E. İletişim, Tanıtım ve Bilgi Güvenliği
Veli İletişimi: Veli toplantılarının organize edilmesi, öğrenci başarı durumu analizlerinin veliler ile paylaşılması ve kurumsal bilgilendirmelerin (SMS, e-posta, arama) yapılması,
Tanıtım Faaliyetleri: (Açık rızaya tabi olmak üzere) Sosyal aktiviteler, yarışmalar ve mezuniyet gibi organizasyonlarda alınan fotoğraf ve videoların; okul yıllığı (almanak), bülten, sosyal medya ve web sitesi gibi platformlarda Kurumun tanıtımı amacıyla kullanılması,
Bilgi Güvenliği: Kurumun bilişim altyapısının güvenliğinin sağlanması ve sistemlere yetkisiz erişimlerin engellenmesi.
İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen aktarım şartları dâhilinde, işbu Aydınlatma Metni’nde yer alan işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:
Millî Eğitim Bakanlığı ve Yetkili Kamu Kurumları: 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu ve MEB mevzuatı uyarınca yapılması zorunlu bildirimler (E-Okul, MEBBİS, e-Rehberlik), SGK kayıtları ve adli makamlardan (mahkemeler, icra müdürlükleri) gelen yasal bilgi/belge taleplerinin karşılanması amacıyla ilgili resmi idarelere,
Dış Hizmet Sağlayıcılar ve Danışmanlar: Kurumumuzun mali, idari ve hukuki operasyonlarını yürütmek üzere dışarıdan sözleşmesel hizmet aldığı; resmi muhasebe ve vergi işlemleri için Mali Müşavirlik firmalarına, yasal haklarımızın korunması ve sözleşme süreçlerinin takibi amacıyla Hukuk Danışmanlarımıza (Avukatlara),
Teknik Altyapı ve Yazılım Sağlayıcıları: Kurumumuzun eğitim-öğretim ve yönetim faaliyetlerini yürütebilmesi için kullanılan Öğrenim Yönetim Sistemleri (K12Net vb.), SMS bilgilendirme altyapıları ve bilgi işlem sistemlerinin teknik bakım/onarım hizmetlerini sunan, gizlilik sözleşmesiyle bağlı veri işleyen konumundaki yurt içi teknoloji firmalarına,
Banka ve Finans Kuruluşları: Eğitim, servis ve yemek hizmetlerine ilişkin tahsilatların yapılması, faturalandırma, taksitlendirme ve ödeme takibi süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Kurumumuzun veya velinin çalışmakta olduğu bankalara,
Sağlık Kuruluşları (Acil Durumlar): Okul içinde yaşanabilecek acil tıbbi durumlarda, öğrencinin veya diğer kişilerin hayati tehlikesini önlemek ve ilk müdahaleyi sağlamak amacıyla (veya ilgili açık rızalarınız kapsamında) yetkili sağlık kuruluşlarına ve sağlık personeline.
Yurt Dışı Aktarımı: Kişisel verileriniz, kural olarak ticari veya reklam amaçlarıyla üçüncü kişilerle paylaşılmamakta ve Kanun’un 9. maddesinde belirtilen istisnai durumlar haricinde yurt dışına aktarılmamaktadır.
Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi
Kişisel verileriniz; işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen işleme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca ve her halükârda Kurumumuzun tabi olduğu 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu, Milli Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönergesi, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu başta olmak üzere ilgili yasal mevzuatta öngörülen zamanaşımı sürelerine riayet edilerek güvenli bir şekilde muhafaza edilmektedir.
Bu kapsamda temel saklama sürelerimiz aşağıdaki şekildedir:
Öğrenci Akademik ve Resmi Kayıtları: MEB mevzuatı ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi uyarınca; öğrenciye ait diploma, tasdikname, kütük defteri, not çizelgeleri ve sınıf geçme defterleri gibi asli eğitim kayıtları süresiz (kalıcı)olarak saklanmaktadır. Geçici nitelikteki diğer öğrenci dosyası evrakları ise mezuniyet veya Kurumdan ayrılış tarihinden itibaren mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.
Sözleşme ve Finans Kayıtları: Veli/Vasi ile akdedilen Eğitim ve Öğretim Sözleşmesi, ödeme planları, faturalar ve burs/mali yardım evrakları; olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi ve vergi denetimleri amacıyla genel zamanaşımı süresi olan 10 (on) yıl boyunca saklanmaktadır.
Özel Nitelikli Veriler (Sağlık ve PDR): Öğrencinin alerji, revir ve rehberlik (PDR) kayıtları; öğrencinin mezun olması veya Kurumdan ayrılmasıyla birlikte (devam eden adli veya idari bir süreç bulunmadığı takdirde) işleme amacı ortadan kalktığı için ilk periyodik imha döneminde silinmekte veya yok edilmektedir.
Fiziksel Mekân Güvenliği Verileri: Kurum yerleşkemizdeki güvenlik kamerası görüntü kayıtları, sistemin kayıt kapasitesine bağlı olarak en fazla 30 (otuz) gün süreyle saklanmakta ve sürenin sonunda üzerine yazma yöntemiyle kalıcı olarak imha edilmektedir. (Adli veya idari bir soruşturmaya konu olan kayıtlar, süreç tamamlanana kadar ayrılıp muhafaza edilir.)
Kanunlarda öngörülen yasal sürelerin dolması veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren hukuki meşruiyetin tamamen ortadan kalkması halinde; söz konusu veriler Eylemer Eğitim Kurumları Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha süreleri dâhilinde resen veya talebiniz üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili kişinin Hakları
İlgili kişi olarak; 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını bilme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep etme gibi haklara sahipsiniz.
Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine uygun olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle Kurumumuza iletebilirsiniz:
Yazılı Başvuru: Islak imzalı bir dilekçe ile "Bağlarbaşı Mah. 2. Karaca Sk. No:26 Osmangazi / BURSA"adresine şahsen teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.
Elektronik Başvuru: Kurumumuz sistemlerinde daha önceden kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle info@eylemer.com.tr adresine e-posta yoluyla iletebilirsiniz.
Hak kullanımınıza ve başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı ve teknik düzenlemeler Eylemer Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde yer almaktadır. Kurumumuza ulaşan geçerli talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.